Порядок прийому громадян

ПОРЯДОК ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН

І. Загальні положення

1.1. Порядок  прийому громадян (далі - Порядок) визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян, у тому числі особистого виїзного прийому громадян, міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету ради, старостами старостинських округів, керівниками та спеціалістами структурних підрозділів Костопільської міської ради.

1.2. Посадові особи, які здійснюють прийом громадян, керуються Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про правовий режим воєнного стану», Указом Президента України від 24 лютого 2022 року №64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні» (зі змінами), Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Регламентом Костопільської міської ради восьмого скликання, затвердженим рішенням Костопільської міської ради від 17 грудня 2020 року (зі змінами), іншими нормативно-правовими актами та цим Порядком.

ІІ. Організація і проведення особистого прийому громадян

2.1. Особистий прийом громадян проводять міський голова, секретар міської ради, заступники міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету ради, старости старостинських округів, керівники та спеціалісти структурних підрозділів Костопільської міської ради, відповідно до розподілу функціональних обов’язків із питань, вирішення яких належить до повноважень Костопільської міської ради.

2.2. Особистий прийом громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету ради, старостами старостинських округів здійснюється у їх службових кабінетах в адміністративних приміщеннях за адресами: м. Костопіль,  вул. Свободи, буд.3 та вул. Незалежності, буд.7, адміністративних будівлях старостинських округів відповідно до графіка, що затверджується розпорядженням міського голови.

2.3. Графік та Порядок прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету ради, старостами старостинських округів розміщується на  офіційному вебсайті Костопільської міської ради та на спеціальних інформаційних стендах, розміщених у приміщеннях адміністративних будівель Костопільської міської ради та у старостинських округах, у місцях, доступних для вільного огляду громадянами.

2.4. Особистий прийом громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету ради здійснюється за попереднім записом, який проводиться працівниками відділу секретаріату управління забезпечення роботи ради, бухгалтерського обліку, архітектури та землеустрою Костопільської міської ради (далі – відділ секретаріату).

Вхід до відділу секретаріату вільний і не потребує оформлення перепустки та пред’явлення документів, що посвідчують особу.

Також записатись на особистий прийом до міського голови, секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету ради можна за телефоном: (03657) 2 -10-39.

2.5. Особистий прийом громадян старостами старостинських округів Костопільської міської територіальної громади проводиться у їх службових кабінетах, без попереднього запису, відповідно до графіка, затвердженого розпорядженням міського голови.

2.6. Особистий прийом громадян керівниками і спеціалістами структурних підрозділів Костопільської міської ради відповідно до розподілу функціональних обов’язків, проводиться у їх службових кабінетах, без попереднього запису, щодня, крім вихідних і святкових днів.

2.7. Громадянин може записатися на особистий прийом до міського голови, секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету ради особисто або через представника, повноваження якого оформлені в установленому порядку.

2.8. Попередній запис на особистий прийом до міського голови проводиться працівниками відділу секретаріату не пізніше ніж за 1 робочий день до проведення прийому.

2.9. Попередній запис на особистий прийом громадян до міського голови проводиться у разі, коли питання, порушене заявником, належить до повноважень Костопільської міської ради, але не вирішено по суті після особистого прийому секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету ради, відповідно до розподілу функціональних обов’язків, з урахуванням їх інформації щодо шляхів вирішення питання.

2.10. Попередній запис на особистий прийом громадян до секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючого справами виконавчого комітету ради проводиться працівниками відділу секретаріату за 1 день до початку особистого прийому або в день особистого прийому, не пізніше ніж за годину до його початку.

2.11. Запис громадян на особистий прийом до секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючого справами виконавчого комітету ради проводиться у разі, якщо порушене громадянином питання залишилося невирішеним по суті після особистого прийому керівниками і спеціалістами структурного підрозділу Костопільської міської ради, відповідно до компетенції.

2.12. Керівники і спеціалісти структурних підрозділів Костопільської міської ради з питань, що належать до їх компетенції, готують відповідні матеріали за зверненнями громадян, які записані на особистий прийом до секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючого справами виконавчого комітету ради.

2.13. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до  міського голови, секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету ради з’ясовується наступна інформація:

• прізвище, ім’я, по батькові;
• місце проживання;
• номер контактного телефону;
• соціальний стан;
• категорія заявника;
• зміст питання;
• до яких посадових осіб чи органів державної влади заявник звертався;
• яке рішення було прийнято.

2.14. За результатами отриманої інформації заповнюється картка (журнал) обліку особистого прийому громадян встановленого зразка, відповідно до Порядку.

2.15. З’ясування інших відомостей про громадянина, одержання інформації, яка не стосується змісту порушуваних питань, під час попереднього запису на особистий прийом до керівництва Костопільської міської ради не допускається.

2.16. У разі, коли на прийом зі спільним питанням записується група громадян, вищезазначена інформація у повному обсязі з’ясовується у контактної особи, яку самостійно визначають громадяни. У картці (журналі) обліку особистого прийому громадян відмічається кількість присутніх осіб, бажаючих побувати на особистому прийомі з цього ж питання.

2.17. Якщо заявник під час спілкування з працівником відділу секретаріату  використовує ненормативну лексику, вдається до образ, погроз та дискредитації органів влади, їх посадових осіб, працівник відділу секретаріату має право припинити спілкування з ним, а запис на прийом визнається таким, що не відбувся.

2.18. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом до міського голови, секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету ради, старост старостинських округів, керівників та спеціалістів структурних підрозділів Костопільської міської ради з підстав політичних, релігійних чи інших переконань, раси, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

2.19. Запису на особистий прийом громадян не підлягають громадяни:

1) стосовно яких прийнято рішення про припинення розгляду звернень (ст. 8 Закону України «Про звернення громадян»);

2) при повторному зверненні з одного і того ж питання, якщо це питання, в межах повноважень Костопільської міської ради, вирішено по суті (вирішено позитивно або на нього надано аргументоване роз’яснення відповідно до чинного законодавства).

2.20. Особи, які не є громадянами України і перебувають в Україні на законних підставах, користуються таким самим правом щодо особистого прийому, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.

2.21. З метою якісного проведення особистого прийому громадян та з урахуванням часу проведення особистого прийому, кількість осіб, які потраплять на прийом, визначає посадова особа, яка здійснює особистий прийом громадян.

2.22. Працівники відділу секретаріату інформують громадянина (його представника), записаного на особистий прийом до міського голови, секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету ради,  про дату, час та місце проведення особистого прийому.

2.23. Особистий прийом громадян проводиться в порядку черговості. У першочерговому порядку здійснюється прийом громадян, пільги яких визначені законодавством України, зокрема осіб з інвалідністю внаслідок війни, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня».

Особлива увага надається розгляду звернень, з якими звертаються ветерани війни і праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, одинокі матері, внутрішньо переміщені особи та інші громадяни, які потребують соціального захисту і підтримки.

2.24. 3а дорученням міського голови, секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету ради до участі в особистому прийомі громадян можуть залучатися, у разі необхідності, керівники та спеціалісти структурних підрозділів Костопільської міської ради,  керівники комунальних підприємств, закладів, інших установ.

2.25. Під час особистого прийому громадян можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають підтверджуючі документи.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається (за винятком колективних звернень).

2.26. Присутність представників засобів масової інформації під час особистого прийому, здійснення ними та громадянами, записаними на особистий прийом,  фото-, відеозйомки та аудіозапису особистого прийому, заздалегідь погоджується із посадовою особою, яка проводить особистий прийом.

2.27. У разі відсутності у день проведення особистого прийому міського голови, секретаря міської ради, заступника міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради чи керуючого справами виконавчого комітету ради (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), прийом переноситься на іншу, визначену посадовою особою дату, або на наступний особистий прийом відповідно до затвердженого графіка, про що повідомляється громадянину.

2.28. Питання, з якими звертаються громадяни, вирішуються, за можливості, безпосередньо на особистому прийомі громадян. Посадова особа,  яка проводить особистий прийом громадян, керується нормативно-правовими актами і в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

1) задовольнити прохання чи вимогу й повідомити громадянина про порядок і строк виконання прийнятого рішення;

2) відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши громадянина про мотиви відмови;

3) прийняти письмове звернення (коли питання потребують додаткового вивчення і перевірки) і пояснити громадянинові причини неможливості розв'язання питань під час особистого прийому громадян, а також про порядок і строк розгляду його звернення;

4) якщо розв’язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до повноважень Костопільської міської ради, то посадова особа,  яка проводить особистий прийом громадян, інформує його, до якого державного органу, установи чи організації звернутися за його вирішенням, і по можливості,  надає в цьому допомогу (повідомляє місцезнаходження, номер телефону тощо).

2.29. Якщо питання, порушені заявником, неможливо вирішити безпосередньо на особистому прийомі, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення.

2.30. Письмове звернення, яке подається громадянином на особистому прийомі, оформляється відповідно до вимог статті 5 Закону України «Про звернення громадян».

2.31. Звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до Інструкції з діловодства у Костопільській міській раді, затвердженої розпорядженням міського голови від 18 квітня 2024 року № 113-р «Про затвердження Інструкції з діловодства у Костопільській міській раді».

2.32. Звернення громадян, подані на особистому прийомі, та документи, пов’язані з їх розглядом, зберігаються упродовж строку, визначеного в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.

III. Організація і проведення особистого виїзного прийому громадян

3.1. Особисті виїзні прийоми громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету ради проводяться за місцем проживання громадян, в адміністративних будівлях старостинських округів Костопільської міської територіальної громади, відповідно до розпорядження міського голови.

3.2. Міський голова проводить особистий виїзний прийом громадян у формі прямого спілкування з громадянами під час робочих поїздок до населених пунктів громади, де громадяни особисто звертаються до міського голови із заявами, скаргами та пропозиціями.

3.3. Працівники відділу секретаріату спільно зі старостами старостинських округів громади, де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян, доводять до відома населення інформацію про дату, місце і час проведення прийому, вживають заходів щодо створення відповідних умов та організації його проведення.

3.4. Попередній запис на особистий виїзний прийом громадян до міського голови, секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету ради  проводиться старостами не пізніше ніж за 1 день до його проведення.

3.5. Під час попереднього запису громадян на особистий виїзний прийом старостами з’ясовується наступна інформація: 

•  прізвище, ім’я, по батькові;
• місце проживання;
• номер контактного телефону;
• соціальний стан;
• категорія заявника;
• зміст питання;
• до яких посадових осіб чи органів державної влади заявник звертався;
• яке рішення було прийнято.

3.6. До 13.00 год дня, що передує особистому виїзному прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету ради, старостами передається до відділу секретаріату список громадян, які записалися на прийом, або інформація про відсутність запису.

3.7. На наступний день після проведення особистого виїзного прийому громадян старости старостинських округів Костопільської міської територіальної громади передають до відділу секретаріату картку (журнал) обліку особистого прийому громадян для подальшого їх опрацювання.

3.8. Якщо вирішити порушене громадянином питання безпосередньо під час особистого виїзного прийому неможливо, воно розглядається в порядку, передбаченому законодавством для письмових звернень.

3.9. Звернення громадян на особистому виїзному прийомі міського голови, секретаря міської ради, заступників міського  голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету ради реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року    № 348 (зі змінами).

КАРТКА (ЖУРНАЛ) обліку особистого прийому громадян

Рішення про "Про затвердження Порядку прийому громадян"